Teletrabajo y tecnología ante la emergencia sanitaria

Cómo gestionar el cambio?

Lamentablemente, se trata de una situación inesperada y de urgencia, por tanto, es un cambio repentino que ni los empleados ni la dirección han tenido tiempo de procesar.
Por ello, es necesario mitigar este shock que a veces puede ocurrir los primeros días.
Sería útil afrontar esta situación de forma positiva y, aunque haya sido impuesta por las circunstancias y no de forma voluntaria, sacar el máximo rendimiento de la misma. Por ejemplo, esta nueva forma de trabajar supone un reto que, si se supera correctamente, abre la oportunidad de que la empresa se plantee aplicarlo en el futuro, y transmite la seguridad de que los empleados han aprendido a trabajar a distancia y pueden hacerlo en caso de que vuelva a ser necesario o de que se quiera implantar de forma voluntaria.

Crear equipos de liderazgo

Si es posible, selecciona a personas que ya hayan trabajado en remoto con anterioridad. Es necesario contar con líderes responsables y que sean capaces de responder a las dudas que puedan surgir en los distintos equipos de trabajo. Debe saber coordinar al equipo pero también estar coordinado con el resto de líderes.
Es esencial que cada uno de ellos cree una rutina para su equipo, de manera que no se pierda la sensación de continuidad con los proyectos que se estaban llevando a cabo.

Establecer unas normas básicas

Es imprescindible que la empresa establezca una serie de normas básicas para seguir a la hora de trabajar en remoto, al igual que ocurre con el trabajo presencial.
Por ejemplo, trabajar en remoto no implica necesariamente que el horario sea flexible, por lo que la empresa puede aplicar un horario de comienzo y fin de la actividad laboral al igual que si fuera en oficina. Si tus empleados estaban acostumbrados a un horario concreto, se aconseja continuar con el mismo. De lo contrario, se pueden buscar fórmulas para establecer un horario flexible que funcione.
También se aconseja mantener las reuniones que solían hacerse de forma semanal o diaria, hacerlas a la misma hora y por videoconferencia.
Otro aspecto importante es hablar a tus empleados sobre el uso de las herramientas o aplicaciones y sobre su correcta utilización (chats, herramientas de videollamada, etc.)

Crear un plan de comunicación eficaz

La comunicación es esencial para que el trabajo en remoto sea efectivo. Gracias a la tecnología, son muchas las aplicaciones y herramientas que se pueden utilizar para mantenerte continuamente actualizado y en contacto con tu equipo. Algunas de ellas son: Slack, Rocket ó Meet (Google), entre otras.
También se recomienda hacer uso de las herramientas que pone a disposición Google Drive para la realización de documentos, ya que pueden ser modificados y/o comentados por los demás miembros del equipo.

Dejar constancia del trabajo realizado

Este es otro elemento imprescindible para trabajar en casa y, tal vez, uno de los más difíciles de lograr.
Por suerte, cada vez tenemos más opciones para organizar el trabajo y, al mismo tiempo, dejar constancia de la fase en que se encuentra. Para ello, recomendamos las metodologías ágiles y las herramientas que sirven para la gestión de tareas, aquí podéis obtener algunas de ellas.

Adaptarse al cambio cultural

En las empresas que tienen una cultura de oficina muy arraigada con valores basados en la convivencia y el compañerismo, este cambio va a suponer un período de adaptación. Por tanto, lo más recomendable es comenzar por aceptar esta situación y comprender que la cultura empresarial no puede cambiar de un día para otro. Por tanto, lo más aconsejable es hacer un cambio progresivo y mantener, aún así, los valores esenciales.

Y a todo esto, nos preguntamos… está tu empresa preparada para una emergencia sanitaria?

Es una pregunta que muchos profesionales, directores y técnicos se están haciendo en este momento ante la crisis del Coronavirus. Como sabemos, el riesgo de contagio de la enfermedad es bastante alto y, de igual manera que se aísla el foco de infección en un ataque informático, debe aislarse a aquella persona que estuviera infectada con el COVID-19. Esto supone tener que mandar a casa a la persona afectada y a todo el que hubiera tenido contacto. Así que, llegados a este punto, hay que analizar si contamos con las herramientas necesarias para que la producción no se vea afectada si varios trabajadores o toda nuestra plantilla tiene que estar trabajando fuera del entorno laboral habitual.

Y nuevamente como vimos, el teletrabajo, es algo que suena cada vez más en todos los medios y en los expertos en Recursos Humanos que vaticinan sobre el futuro. Y dada las circuntancias, diríamos que comienza fuertemente hoy!

De hecho, muchas de las herramientas y avances van en esta dirección; la posibilidad de trabajar en un mismo proyecto sin tener que compartir oficina física. Por este motivo ha proliferado el desarrollo de software para el control de tareas, sistemas de gestión de versiones, organización de reuniones, aplicaciones de chat grupales y almacenamiento en la nube.

Los encargados de empresas, proyectos y equipos disponen de un amplio catálogo para solventar este tipo de situaciones con la mayor efectividad posible. Por lo que podríamos decir que tienen ante estas situaciones emergentes la posibilidad de experimentar con vías para la implantación del trabajo remoto, tan demandado a día de hoy por los profesionales del sector.

Dicen que de todas las adversidades siempre hay que quedarse con lo mejor; en este caso tenemos que reconocer que situaciones así producen avances en todos los sectores afectados. Quizá este inesperado paso puede agilizar el camino a recorrer hasta alcanzar unos parámetros sin fisuras en cuestiones de trabajo en remoto, algo que todavía hace arrugar la nariz a algunos líderes de equipo. Todos los mecanismos para aumentar la seguridad de protocolos de Internet, redes y datos se han puesto en marcha ante una necesidad imperiosa de tener que salir de la zona segura que plantean las oficinas de las grandes corporaciones; estamos completamente seguros de que esto no es más que el comienzo hacia una red de trabajo con menos paredes que apueste por el espacio virtual.

Les dejamos una lista de herramientas de herramientas que pueden hacer más fáciles estos pasos hacia el teletrabajo en tu equipo ante situaciones de emergencia o como práctica habitual.

Tableros de tareas: Trello, Odoo, Favro, Todoist, Symphonical.
Meetings o videollamadas: Hangout, Skype, Zoom, TeamViewer.
Conversaciones grupales: Rocket.Chat, Slack, Fleep.
Servicios en nube: Google Drive, OneDrive, Dropbox, Amazon Drive.
Gestores de correo masivo: Zendesk, Front, Freshdesk, Salesforce Service Cloud.
Control de versiones: GitHub, SourceForge, GitKraken, Apache Allura, GitLab.
Firma de documentos: Signaturit.

Y por último, claramente sabemos de la nececidad de muchas PYMES en seguir sus actividades de manera online a pesar de las dificutades presupuestarias ó de oportunidad. En Cursos Online Iberoamérica, hemos decidido brindar nuestro servicio completo SIN CARGO ALGUNO NI COMPROMISO DE FUTURO durante 60 días (Campus, acceso a Cursos, Espacios de almacenamiento e Intercambios privados). Está destinado a las empresas que tienen 300 empleados o menos, aunque analizaremos cada una de las necesidades planteadas.

Es momento de salir juntos!

Este documento ha sido generado por nuestro socio de negocios OpenWebinars y adaptado por el Staff de Cursos Online Iberoamérica.

Hasta la próxima!